Am 13. April kam der Vorstand zur wieder zu seiner monatlichen Sitzung im Besprechungsraum zusammen. Die Schwerpunktthemen diesmal waren der letzte Arbeitseinsatz und die Planung der zukünftigen Arbeitseinsätze. Weiterhin war die Vorbereitungen für das Aufdrehen des Wassers und die Mitbringgrillparty zum Saisonstart Thema der Sitzung.
Der Arbeitseinsatz vom 06.04.2024
Der Arbeitseinsatz war sehr gut besucht. So konnte vieles gemacht werden.
Es hat sich aber gezeigt, dass es bezüglich der Organisation noch einige Mängel gibt. Wir werden versuchen in Zukunft noch ein paar Veränderungen durchzuführen um den Ablauf zu optimieren.
- So wird es eine komplette Auflistung aller Einsätze im Jahr geben. Diese sind dann auch im Kalender auf der Webseite ersichtlicht. So hat jeder die Möglichkeit die Erbringung seiner Pflichtstunden zu planen.
- Mit der Veröffentlichung bzw. so zeitig wie möglich wollen wir die zu verrichtenden Arbeiten für jeden Einsatz bekannt geben. So kann jeder gleich im Vorraus den Termin für seine Stunden wählen, an dem die für ihn geeignete Arbeit gemacht wird.
- In Zukunft wird es für die Arbeitseinsätze eine Anmeldefrist geben. Das heißt konkret, dass sich die Mitglieder vor einem Arbeitseinsatz bis zu einem festgelegten Tag anmelden müssen. Am Tag des Einsatzes können dann auch nur die angemeldeten Gartenfreunde teilnehmen. Dadurch wollen wir die Teilnehmerzahl begrenzen und eine bessere Vorbereitung gewährleisten. Dies ist auch aus versicherungstechnischen Gründen notwendig.
- Der oder die Verantwortliche werden eine Liste der angemeldeten Teilnehmer führen und am Ende des Einsatzes wird die Teilnahme bestätigt.
Das Vereinsheim soll in Zukunft, nicht wie bisher nur einmal pro Saison sondern mehrmals in der Saison gereinigt werden. Diese "Zwischenreinigung" wird aber in kleinerem Umfang sein. So werden wir vor dem Schulanfang am 26.07.24 eine kleine Reinigung des Vereinsheims durchführen.
Gegen Ende der Saison wird es einen Einsatz zur Winterfestmachung des Vereinsheims geben. Hier werden die Fenster abgedichtet, die Winterheizkörper installiert usw.Änderung der Nutzungsgebühr für das Vereinsheim
Es wurde angesprochen ob die derzeitig erhobene Nutzungsgebühr des Vereinsheims angepasst werden muss. Ob es eine Preisanpassung geben wird und ob eine Energiepauschale erhoben werden soll.
Bei der Diskussion kam es zu keinem abschließenden Ergebniss. Diese Thematik wird in einer der nächsten Sitzungen weiter behandelt. Die für diese Saison gebuchten Nutzungen werden den aktuellem Preis behalten.Die Wasseruhrenausgabe
Der 1. Termin der Wasseruhrenausgabe war gut vorbereitet und verlief reibungslos. So konnten bereits an diesem Tag 70% aller Uhren ausgegeben werden.
Am Ausweichtermin wurden dann auch alle restlichen Uhren ausgeben. Somit hat jeder Gartenfreund dessen Wasseruhr abgelaufen war eine neue Uhr beantragt hat seine Wasseruhr erhalten.Wasser Aufdrehen
Der Termin zum „Wasser aufdrehen“ am 27.04. ab 10:00 Uhr wurde besprochen und vorbereitet. Ein gesonderter Beitrag mit weiteren Informationen soll zeitnah erfolgen.
- Die Gartenmitglieder werden gebeten sich den ganzen Vormittag zur Verfügung zu stellen und den Zugang zum Garten zu gewährleisten.
- Es werden noch 4 freiwillige Helfer benötigt. Diese sollen den Vorstand beim Ablesen der Zählerstande und der Wasseruhren unterstützen.
Grillparty zum Saisonstart
Am Tag des Wasseraufdrehens wird unsere Saisoneröffnung wieder bei einer Mitbring-Party begangen.
Dieses Jahr beginnen wir bereits ab 16:00 Uhr mit Kaffee und Kuchen. Auch hier folgen alle wichtigen Informationen auf einem speziellen Aushang.ln diesem Zusammenhang wurde beschlossen, einen Gasgrill für den Verein zu erwerben. Dieser könnte auch bei der Nutzung des Vereinsheimes mit angeboten werden.
Je nach Wetter und Teilnehmerzahl werden wir sicher zusätzlich noch auf einen privaten Grill zurückgreifen müssen. Wenn sich freiwillige finden und etwas Brennholz zusammen kommt, könnten wir auch ein kleines Feuer anzünden um der Gemütlichkeit einzuheizen.Überarbeitung der Pachtverträge
Es kommt noch ein trockener, bürotechnischer Punkt:
Wir haben bezüglich der Hinweise des Regionalverbandes noch „Fleißaufgaben“ zu erledigen. So sollen alle Unterpachtverträge (auch die schon über Jahre bestehenden) gesichtet, auf Vollständigkeit geprüft (und bei dieser Gelegenheit digitalisiert) werden.Es meldete sich eine Gartenfreundin beim Vorstand um die Erkenntnisse ihrer Recherchen bezüglich Mitgliedsbeitrag, Mitgliedschaft sowie die Abgaben an den Regionalverband (wir berichteten darüber im Beitrag der ersten Mitgliederversammlung des Jahres) uns näher zu bringen. Es wurde u.a. dabei deutlich, wie unglückliche Formulierungen in der Öffentlichkeitsarbeit Missverständnisse zwischen Vorstand und Mitgliedern aufbaut.
Die Ergebnisse der Recherchen warfen erneut die bereits angesprochene Thematik der Aufarbeitung der Mitgliederdatei und ordentlicher, vollständiger Aufnahmepapiere auf die Tagesordnung. Wir müssen diesbezüglich leider einige Schritte einleiten um die Mitgliederdaten und Pachtverträge auf einen rechtsgültigen Stand zu bringen.
- Eine vom Regionalverband empfohlene Änderung unserer derzeitigen Gebührenordnung dahingehend, dass auch für das Zweitmitglied eine (wennauch geringere) Mitgliedsgebühr erhoben werden sollte, muss erstellt und für die Jahreshauptversammlung zur Abstimmung vorbereitet werden.
- Parallel dazu muss anhand der vorliegenden Mitgliedsanträge eine formale Mitgliederliste erstellt werden.
- ln einem Anschreiben an die Mitglieder jedes Gartens wird der lstzustand entsprechend der Unterlagen dargelegt und ihnen nahegelegt, nachträglich einen oder mehrere Anträge zu stellen bzw. die Möglichkeit gegeben auch einen von mehreren Anträgen kündigen zu können.
- Auf dieser Grundlage sollen dann vollständige, statutenkonforme Unterpachtverträge dann Ende dieses Jahres für 2025 zusammengestellt werden. Um somit auf einen einheitlichen rechtskonformen Stand zu kommen. Den man gegenüber dem Regionalverband nachweisen kann.
Für Fragen, Informationen und Hinweise steht Euch jederzeit die Mitgliedersprechstunde (nächster Termin: 03. Mai ab 17:00 Uhr) zur Verfügung.
